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企业外购外包产品全生命周期控制能力管理规范

2021年07月05日 16:13:00

在全球化竞争日益激烈的商业环境下,企业为了优化资源配置、提高运营效率并加速产品上市,越来越多地依赖外购和外包策略。无论是关键零部件的采购,还是软件开发和制造服务的外包,企业通过整合外部资源,能够快速弥补自身技术或产能的不足,降低固定成本,并专注于核心竞争力的提升。然而,外购外包模式在带来显著优势的同时,也伴随着诸多潜在风险,如供应商质量不稳定、交付延迟、知识产权泄露、合规性风险等。如果企业对供应链的控制能力不足,不仅可能导致产品质量问题,还可能影响品牌声誉,甚至引发严重的商业纠纷。因此,如何建立科学、高效的外购外包产品控制体系,已成为现代企业供应链管理的关键课题。

有效的控制能力需要贯穿外购外包的全生命周期,从供应商的选择与评估、合同条款的精细化设计,到生产过程的监督、质量检验与风险管理,每个环节都需要严谨的管理机制。企业必须构建标准化的供应商评估体系,确保合作伙伴在技术能力、质量管理、交付稳定性等方面符合要求;同时,通过合同约束明确责任边界,避免因权责不清导致的纠纷。此外,借助数字化工具实现供应链的可视化管理,能够实时监控外包进度,及时发现并解决问题。最终,企业只有通过系统化的控制手段,才能确保外购外包产品符合预期标准,真正实现降本增效,而非引入新的经营风险。

为了全面保证公司各类产品质量,公司对所有外协外购产品实施了严格有效的控制。技术部门负责采购技术规格的制定和样品的测试鉴定工作,并参与供应商的评价,以确保供应商能长期稳定供应符合技术规格、质量可靠的部件、原材料;质量管理部门负责对采购的部件、原材料进行入厂检验,并对生产过程进行监控和质量检验,做到有完整的质量记录,以保证利用这些资料能有效评价供应商的质量保障能力、质量状况和质量趋势。

供应商管理

公司按照ISO9001质量管理体系认证标准进行管理。遵循严格的供应商管理流程,通过质量数据分析,绩效评价,供应商持续改善,供应商动态管理,创建共赢伙伴关系。

1)引入供应商要先进行商务评价、技术评价、质量评价、风险识别和控制等多方的考核,考核合格后,还要经过一段时间考察期才纳入《合格供方名录》。

2)每年对《合格供方名录》中的供应商进行2次系统评价,包括:产品质量、供货及时度、合作意愿等多方面考核,考核合格的继续录入《合格供方名录》,考核不合格的取消其合格供方资格。

3)公司每年合格供方评价结果上报各主管军代室会签。

4)公司对于内存、硬盘、主板等关键元器件建立备用供应商制度。通过积极引入新供应商、定期考核供应商、及时淘汰不合格供应商、关键元器件选择备用供应商等措施,保证了产品所需材料及备用材料的质量可靠、货源稳定、供货及时,为产品批量生产提供保证。

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供应商管理

外协过程管理

为确保外部提供的过程、产品和服务符合要求,公司对外部提供的过程、产品和服务进行识别并实施控制。具体由工程工艺部负责结合公司实际情况,适时组织新增外包过程的识别和评审,形成《外包过程清单》及外部过程管理规范。采购部依据《外包过程清单》,对外包方进行评价,包括能力评价、绩效评价等,形成并保留评价记录。质量管理部依据《外包过程清单》,确定不同的控制类型和控制程度;明确具体的控制形式;提供对外部供方提供产品、过程和服务实施控制的证据,以及对试验外部供应商的管理。运营部负责确定运输外包过程及外包供应商管理。

通过基于风险评估分析,制定相应的措施如货比三家的采购模式和选拔合格供应商等措施进行风险控制。对外部供应商的管理包括评价、选择、绩效监视以及再评价。对于这些活动和由评价引发的任何必要的措施,采购部、质量管理部、行政部和运营部保留相关的记录。供应链管理及供应商管理体系分别如下图所示。

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外协过程管理

供应商管理体系:

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供应商管理体系

控制类型和程度

为确保外部提供的过程、产品和服务符合公司规定的采购要求,能够稳定地向顾客交付合格产品和服务。

采购部编制外包过程控制规范对外包过程进行管控,按照供应商评价规范的要求选择、评价外部供应商,确保有效地识别并控制风险,并保留相关的记录,每年重新评价物料采购供应商一次,每季度对供应商进行绩效评价跟踪,质量管理部对采购物料质量情况进行动态控制,进行日常质量反馈与整改跟踪,统计年度质量数据作为供应商年度评价依据,研发部、产品部对供应商的选择和评价管理,并反馈采购部技术支持、服务能力作为年度评价依据,通过以上措施做到以下:

1)外部提供的过程保持在其质量管理体系的控制之中;

2)规定对外部供方的控制及其输出结果的控制;

a)外部提供的过程、产品和服务对组织稳定地提供满足顾客要求和适用的法律法规要求的能力的潜在影响;

b)由外部供方实施控制的有效性;

3)确定必要的验证或其他活动,以确保外部提供的过程、产品和服务满足要求;

4)明确验证要求、方法和合格判定准则,按要求实施验证,保留验证的记录;

5)在委托外部供方进行验证时,规定委托的要求并保留委托和验证的记录,包括实验室或试验机构的资质信息;

6)在采购非货架软件时,要求并监督外部供方按照软件工程化要求实施控制,保留控制的记录;

7)在采购新设计和开发的产品时,对采购项目和外部供方进行充分论证,并按规定审批;

8)确保采购的新设计和开发的产品,经验证合格后方可使用。

外部供方信息提供

为确保在与外部供方沟通之前所确定的要求是充分和适宜的。公司与外部供方沟通并提供以下信息:

1)需提供的过程、产品和服务;

2)批准下面活动:

a)产品和服务;

b)方法、过程和设备;

c)产品和服务的放行。

3)能力,包括所要求的人员资格;

4)外部供方与组织的互动;

5)对外部供方绩效的控制和监视;拟在外部供方现场实施的验证或确认活动;

6)公司或其他顾客拟在外部供方现场实施的验证或确认活动;

7)在技术协议或合同中,明确外部供方提供产品的功能和性能要求、质量保证要求和保障要求;

8)外部供方需提供产品和服务的技术质量问题及处理结果报告;

9)外部供方需提供产品的技术状态变更、其生产线和工艺或设备发生变化的信息;

10)包含对外部供方生产和保持的成文信息的控制要求;

11)外部供方应提供的其他信息。

评价、风险及应对措施

供应商评价和采购过程风险分析及应对措施可能存在的风险和机遇:

1)供应商评价的充分性和客观性对产品质量造成风险;

2)采购供应的渠道选择、价格波动、采购周期以及物料生命周期的评估带来的停产停工及成本控制的风险;

3)外包过程监督缺失对产品质量造成风险。

4)为应对风险和机遇的措施主要包括:

5)编制供应商评价、认证和现场审核等规章制度,规定供应商的评价、选择、绩效监视和再评价的准则,依据评价的结果形成合格供应商名录,实施分级管理。

6)编制物料采购控制流程,明确采购物资分类,对采购及采购信息进行规定,遵循货比三家的采购原则;实时、提前获知供应市场波动趋势拟定备货策略,控制采购时机;采购合同阶段识别问题物料,制定或调整采购、库存策略,采取协调供应商提前备货,缩短物料实际供货周期,识别停产物料,提前开展替代物料选择;密切跟踪供应市场的变化,建立关键部件应有替代物料机制,及时维护ERP/PLM系统中物料生命周期。

7)编制了外包过程控制规范,明确外包过程控制和监督的要求,建立质量保证协议、商务协议/委托加工协议,部分厂家进行外包过程现场确认。

外购外包产品的控制能力不仅是供应链管理的重要组成部分,更是企业战略执行的关键保障。随着全球产业链分工的不断深化,企业对外部资源的依赖程度将持续增加,这意味着对供应商和外包商的管理必须更加精细化、智能化。传统的粗放式管理模式已无法适应现代商业环境的需求,企业需要建立动态化的供应商绩效评估体系,结合大数据分析和人工智能技术,实现供应链风险的早期预警与快速响应。同时,在合同管理方面,应强化知识产权保护、质量追责和违约赔偿条款,确保企业在合作中占据主动地位。此外,企业还需培养内部团队的外包管理能力,使其具备跨部门协作、供应商沟通和问题解决的综合素质,从而提升整体供应链的韧性和敏捷性。

未来,随着工业4.0、区块链和物联网等技术的发展,外购外包的控制能力将向数字化、透明化方向演进。例如,区块链技术可以确保供应链数据的不可篡改性,物联网设备能够实时监控外包工厂的生产状况,而人工智能则能优化供应商选择与风险预测。企业若能积极拥抱这些技术创新,将极大提升对外购外包产品的管控水平,降低不确定性,并最大化外部合作的价值。总之,在复杂多变的商业环境中,只有持续优化外购外包控制能力,企业才能在激烈的市场竞争中保持优势,实现可持续的高质量发展。(张雷)

责任编辑:乔妙妙
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